Din adgangskode til ClinicDrive er personlig, og det er nødvendigt for dig at oprette den selv. Dette kan nemt gøres ved at trykke på “Glemt pinkode” under taltastaturet på din tablet. Efter dette vil du modtage en e-mail på den adresse, du bruger i ClinicDrive, med et link til oprettelse af en ny adgangskode. Vær opmærksom på, at dette link er gyldigt i 4 timer. Hvis linket udløber, kan du blot gentage processen for at oprette en ny adgangskode.

Nye medarbejdere vises under fanen “Nye” i personaleoversigten. Når deres godkendte aftalegrundlag træder i kraft, vil de automatisk flyttes til fanen “Nuværende” i personaleoversigten. Hvis en ny medarbejder har en tom stillingsbetegnelse i oversigten, betyder det, at aftalegrundlaget endnu ikke er blevet godkendt. På linjen med aftalegrundlaget vil der stå “Kladde”. Når du trykker på “Godkend” helt ude til højre, vil teksten ændre sig til “Godkendt”, og nu vil stillingsbetegnelsen være synlig.

Husk altid at oprette aftalegrundlag og tillæg i god tid, inden de træder i kraft, så alt er klar til medarbejderens start. Dette sikrer en smidig proces og undgår forsinkelser.

Når du er logget ind i ClinicDrive, vil du finde din profil placeret blandt ikonerne nederst på siden. For at få adgang til din profil, skal du klikke på “Min profil” og anvende den samme adgangskode, som du har benyttet til at logge ind. Inden for din profil vil du kunne se en opdeling af dine saldi, herunder Ferie, Feriefri, Afspadsering med mere.

Ved at trykke på en specifik saldo vil du kunne få adgang til de underliggende registreringsdata. Dette giver dig mulighed for nemt at identificere kilden til hver enkelt registrering. Det er vigtigt at bemærke, at din saldo kun opdateres, når både du og din administrator har godkendt den pågældende registrering. Dette sikrer, at opdateringerne i saldoen afspejler de seneste ændringer og godkendelser.

Hvis du har en medarbejder, der arbejder 4 dage om ugen, så vil en enkelt dag blive talt som 1.25 i stedet for 1. Dette betyder, at når medarbejderen arbejder 4 dage i løbet af en uge, vil det samlede antal dage tælle som 4 x 1.25 = 5 dage. Dette vil svare til en fuld uges ferie.

Hvis du ønsker at registrere fravær tilbage i tiden, kan du gøre det ved at udføre en efterregistrering. Følg disse trin:

1. Gå til Aktivitetsplanen.
2. Vælg den ønskede dag, hvor fraværet skal registreres tilbage i tiden.
3. Opret fravær som du plejer.
4. Efter at have oprettet fraværet, vil du se muligheden for “efterregistrering”.
5. Vælg “efterregistrering” og følg de angivne instruktioner for at tilføje fraværet tilbage i tiden.

På denne måde kan du sikre, at dine fraværsregistreringer er korrekte og ajourførte, selvom de skal tilføjes med tilbagevirkende kraft.

For at foretage en manuel op- eller nedskrivning kan du følge disse trin:

1. Gå til enten “Løn – Kontospecifikationer” eller “Profil”, og vælg den relevante konto.
2. Tryk på “+”-knappen for at tilføje en ny op- eller nedskrivning.
3. Udfyld de nødvendige oplysninger i skabelonen, som inkluderer beløbet og en beskrivelse.

1. Gå ind under “Tidsgodkendelserne” i systemet.
2. Vælg muligheden “Godkendt til kladde”. Her vil du have valgmuligheden for at vælge den ønskede periode samt medarbejder.
3. Når du har valgt medarbejder og periode, skal du finde den pågældende dag, du ønsker at foretage ændringer for.
4. Der vil være en knap mærket som “Åben for redigering”. Klik på denne knap for at åbne dagen op til redigering.

Når du ønsker at ændre arbejdstiden for en medarbejder, er det nødvendigt at oprette en ny plan. Hvis ændringerne er minimale, kan du kopiere den eksisterende plan. Dette åbner en ny uge, hvor du kan foretage ændringer i de kommende arbejdsplaner. Vær opmærksom på, at hvis der forekommer ændringer i antallet af timer, bliver det påkrævet at oprette et nyt aftalegrundlag eller tillæg..

Det er vigtigt at huske at foretage ændringer i god tid. Gå til profilen og vælg aftalegrundlaget. Tryk på plusknappen, og herfra kan du opsige et aftalegrundlag. Når det er gjort, vil den pågældende medarbejder ikke længere være synlig på personaleoversigten fra dagen efter fratrædelsen. Desuden vil de miste adgangen til ClinicDrive.