Ingen har tid til dokumenterne. Derfor findes Dorte.

Kravene til dokumentation i tandlægebranchen vokser. NIR-standarder bliver opdateret, styrelserne stiller nye krav, og på klinikkerne vokser mængden af procedurer, opgaver og dokumenter, der skal holdes ajour. Alt sammen i en hverdag, hvor tiden først og fremmest skal bruges på patienter og drift. Nu vil ClinicDrive gøre det lettere at få dokumentationen ud af mapperne og ind i en digital hverdag.

Dokumentationen taber ofte til patienterne i stolen og alle de andre opgaver, der skal løses i løbet af dagen. Det er en udfordring, ClinicDrive møder igen og igen ude på klinikkerne. Ikke fordi der mangler vilje til at have styr på dokumentationen, men fordi der ganske enkelt mangler tid.

Samtidig ligger meget af klinikkernes viden stadig spredt. I ringbind. På opslagstavler. I Word-filer. På fællesdrev. På skriveborde. Og nogle gange i flere forskellige versioner.

Det blev starten på DokumentDorte. En digital assistent, der hjælper klinikken med at samle den dokumentation, den allerede har, gøre den digital og lettere tilgængelig – og holde den opdateret i forhold til gældende krav og standarder.

Fra ringbind og fyldte skriveborde til en digital hverdag

DokumentDorte starter ikke forfra. Hun tager udgangspunkt i den viden, de procedurer og den dokumentation, klinikken allerede har bygget op gennem årene.

Forskellen er, at det bliver samlet digitalt i ClinicDrive, struktureret og gjort nemt at finde og bruge for medarbejderne.

Samtidig hjælper DokumentDorte med at holde materialet opdateret i forhold til gældende regler og krav. Og klinikkens eget sprog og måde at formulere sig på bevares, så medarbejderne fortsat kan genkende deres egen klinik og deres egne arbejdsgange i dokumenterne.

Resultatet er mindre tid på at lede efter, samle og vedligeholde dokumentation – og mere tid til alt det, man ellers ikke når i hverdagen.

– Vi skal ikke bede klinikkerne om at starte forfra med alt det gode arbejde, de allerede har lavet. Vi skal hjælpe dem med at få det ud af mapperne, væk fra opslagstavlerne og ind i en digital løsning, hvor det er lettere at finde og holde opdateret. Og det skal stadig føles som klinikkens egne procedurer. DokumentDorte skal først og fremmest frigive tid til alt det, der ellers er svært at nå i en travl hverdag, fortæller Henrik Kyhl, partner i ClinicDrive.

Sådan fungerer det i praksis

For nogle kan det lyde som en stor opgave at få samlet mange års dokumentation ét sted. Det behøver det ikke at være.

Sådan gør man:

• Trin 1: Send det, I allerede har digitalt
  Ligger procedurerne i Word-dokumenter, PDF’er eller på et fællesdrev? Så kan de lægges ind, som de er. I behøver ikke først at bruge timer på at rydde op, omskrive og strukturere materialet.
• Trin 2: Tag et billede – eller scan resten
  Ligger noget stadig i et ringbind, på opslagstavlen eller på skrivebordet? Tag et billede med mobilen eller scan det. Så kan også den fysiske dokumentation blive en del af den digitale samling – uden at nogen skal sidde og taste det hele ind igen.
• Trin 3: DokumentDorte samler og strukturerer
  DokumentDorte hjælper med at strukturere det materiale, klinikken har lagt ind, og holde det op mod de gældende NIR-standarder og krav. På den måde bliver det langt lettere at holde dokumentationen ajour, når krav og vejledninger ændrer sig.
• Trin 4: Klinikkens egen dokumentation – digital og opdateret
  Resultatet er ikke et standardbibliotek, der kunne tilhøre hvilken som helst klinik. Det er klinikkens egen viden og egne procedurer – samlet digitalt, lettere tilgængeligt og løbende opdateret. Fra papirer, mapper og opslagstavler direkte ind i ClinicDrive. Og forhåbentlig med én ting mindre på listen over alt det, der også lige skal nås.