Vagtplanen hang på opslagstavlen. Nu ligger den i ét system, der selv opdager konflikterne

Læs hvordan en større tandlægeklinik på Fyrvej traf beslutningen om at bruge ClinicDrive – efter først at have undersøgt hele markedet.

Hos Tandlægerne Fyrvej er de over 40 medarbejdere. Alligevel hang vagtplanen som et Excel-ark på opslagstavlen i personalerummet, og hver eneste vagt skulle tjekkes manuelt op imod medarbejdernes arbejdstider. Kvalitetssystemet var forældet og dækkede kun kvalitetsdelen. Tidsregistrering, afspadsering og ferie blev registreret i et andet system. Og APV, risikovurderinger og datasikkerhedsblade lå i et tredje. Mange steder at logge ind bare for at holde styr på en almindelig klinikhverdag.

Sådan startede beslutningen om at finde en ny løsning.

“Vi har nu ét sted, der indeholder både HR, personale, vagtplanlægning, kvalitet og arbejdsmiljø/APV. Så skal vi ikke logge ind fire-fem-seks forskellige steder,” fortæller Rikke Falkenby Skytte, der er direktør hos Tandlægerne Fyrvej.

De gjorde det hårde forarbejde

Det nye system skulle ikke vælges på baggrund af et par demoer og en mavefornemmelse. Fyrvej kontaktede flere forskellige leverandører, fik en introduktion til hver af dem – og byggede derefter deres eget skema. For hvert system noterede de, hvad det kunne, hvad det ikke kunne, hvor intuitivt det var, og hvad der manglede. Hver parameter fik en grøn, gul eller rød vurdering.

“Det var vigtigt for os at gøre det grundige arbejde, så vi var sikre på, at vi fik det system, der matchede os og vores klinik bedst,” siger Rikke.

Hvorfor ClinicDrive vandt skemaet

Med over 40 medarbejdere kan en vagtplan hurtigt blive uoverskuelig. Det var et af de punkter, hvor Rikke oplevede en tydelig forskel:

“Det er enormt intuitivt, og der er mange måder, ClinicDrive kan være fleksibelt på, så det bliver tilpasset den måde, man ønsker at bruge det på,” siger Rikke og fortsætter:

“I ClinicDrive får man skabt overskuelighed – det er roligt for øjet, så det er nemt at se, hvad man skal i dag.”

Der, hvor Rikke forventer den største forskel

Fyrvej har allerede styr på kvalitetsdelen – den er de vant til at arbejde med i forvejen. Den store gevinst, som Rikke peger på, ligger andre steder: vagtplan, samling på kontrakter, arbejdsmiljø og kemisk APV.

“Vi får datasikkerhedsbladene direkte ind, når vi køber kemiske produkter, og systemet genererer selv risikovurderingerne. Når vores koordinator udarbejder vagtplanen og sætter en medarbejder på uden for personens arbejdstid, eller kommer til at sætte to medarbejdere på samme opgave, kommer der automatisk en note om, at der er en konflikt, så fejlen kan rettes med det samme” siger Rikke.

Summen af det: mindre tid brugt på at holde styr på systemet – mere tid til klinikken og patienterne. Og ikke mindst mere ro i maven.

Fyrvej er ikke fuldt implementeret endnu – men Rikke er allerede tryg ved det, der venter. Det handler om, at klinikken føler sig godt introduceret, og at der er en supportaftale at læne sig op ad, hvis der opstår tvivl undervejs.