Nyheder og cases – ClinicDrive

Vagtplanen hang på opslagstavlen. Nu ligger den i ét system, der selv opdager konflikterne

Læs hvordan en større tandlægeklinik på Fyrvej traf beslutningen om at bruge ClinicDrive – efter først at have undersøgt hele markedet.

Hos Tandlægerne Fyrvej er de over 40 medarbejdere. Alligevel hang vagtplanen som et Excel-ark på opslagstavlen i personalerummet, og hver eneste vagt skulle tjekkes manuelt op imod medarbejdernes arbejdstider. Kvalitetssystemet var forældet og dækkede kun kvalitetsdelen. Tidsregistrering, afspadsering og ferie blev registreret i et andet system. Og APV, risikovurderinger og datasikkerhedsblade lå i et tredje. Mange steder at logge ind bare for at holde styr på en almindelig klinikhverdag.

Sådan startede beslutningen om at finde en ny løsning.

“Vi har nu ét sted, der indeholder både HR, personale, vagtplanlægning, kvalitet og arbejdsmiljø/APV. Så skal vi ikke logge ind fire-fem-seks forskellige steder,” fortæller Rikke Falkenby Skytte, der er direktør hos Tandlægerne Fyrvej.

De gjorde det hårde forarbejde

Det nye system skulle ikke vælges på baggrund af et par demoer og en mavefornemmelse. Fyrvej kontaktede flere forskellige leverandører, fik en introduktion til hver af dem – og byggede derefter deres eget skema. For hvert system noterede de, hvad det kunne, hvad det ikke kunne, hvor intuitivt det var, og hvad der manglede. Hver parameter fik en grøn, gul eller rød vurdering.

“Det var vigtigt for os at gøre det grundige arbejde, så vi var sikre på, at vi fik det system, der matchede os og vores klinik bedst,” siger Rikke.

Hvorfor ClinicDrive vandt skemaet

Med over 40 medarbejdere kan en vagtplan hurtigt blive uoverskuelig. Det var et af de punkter, hvor Rikke oplevede en tydelig forskel:

“Det er enormt intuitivt, og der er mange måder, ClinicDrive kan være fleksibelt på, så det bliver tilpasset den måde, man ønsker at bruge det på,” siger Rikke og fortsætter:

“I ClinicDrive får man skabt overskuelighed – det er roligt for øjet, så det er nemt at se, hvad man skal i dag.”

Der, hvor Rikke forventer den største forskel

Fyrvej har allerede styr på kvalitetsdelen – den er de vant til at arbejde med i forvejen. Den store gevinst, som Rikke peger på, ligger andre steder: vagtplan, samling på kontrakter, arbejdsmiljø og kemisk APV.

“Vi får datasikkerhedsbladene direkte ind, når vi køber kemiske produkter, og systemet genererer selv risikovurderingerne. Når vores koordinator udarbejder vagtplanen og sætter en medarbejder på uden for personens arbejdstid, eller kommer til at sætte to medarbejdere på samme opgave, kommer der automatisk en note om, at der er en konflikt, så fejlen kan rettes med det samme” siger Rikke.

Summen af det: mindre tid brugt på at holde styr på systemet – mere tid til klinikken og patienterne. Og ikke mindst mere ro i maven.

Fyrvej er ikke fuldt implementeret endnu – men Rikke er allerede tryg ved det, der venter. Det handler om, at klinikken føler sig godt introduceret, og at der er en supportaftale at læne sig op ad, hvis der opstår tvivl undervejs.

Ingen har tid til dokumenterne. Derfor findes Dorte.

Kravene til dokumentation i tandlægebranchen vokser. NIR-standarder bliver opdateret, styrelserne stiller nye krav, og på klinikkerne vokser mængden af procedurer, opgaver og dokumenter, der skal holdes ajour. Alt sammen i en hverdag, hvor tiden først og fremmest skal bruges på patienter og drift. Nu vil ClinicDrive gøre det lettere at få dokumentationen ud af mapperne og ind i en digital hverdag.

Dokumentationen taber ofte til patienterne i stolen og alle de andre opgaver, der skal løses i løbet af dagen. Det er en udfordring, ClinicDrive møder igen og igen ude på klinikkerne. Ikke fordi der mangler vilje til at have styr på dokumentationen, men fordi der ganske enkelt mangler tid.

Samtidig ligger meget af klinikkernes viden stadig spredt. I ringbind. På opslagstavler. I Word-filer. På fællesdrev. På skriveborde. Og nogle gange i flere forskellige versioner.

Det blev starten på DokumentDorte. En digital assistent, der hjælper klinikken med at samle den dokumentation, den allerede har, gøre den digital og lettere tilgængelig – og holde den opdateret i forhold til gældende krav og standarder.

Fra ringbind og fyldte skriveborde til en digital hverdag

DokumentDorte starter ikke forfra. Hun tager udgangspunkt i den viden, de procedurer og den dokumentation, klinikken allerede har bygget op gennem årene.

Forskellen er, at det bliver samlet digitalt i ClinicDrive, struktureret og gjort nemt at finde og bruge for medarbejderne.

Samtidig hjælper DokumentDorte med at holde materialet opdateret i forhold til gældende regler og krav. Og klinikkens eget sprog og måde at formulere sig på bevares, så medarbejderne fortsat kan genkende deres egen klinik og deres egne arbejdsgange i dokumenterne.

Resultatet er mindre tid på at lede efter, samle og vedligeholde dokumentation – og mere tid til alt det, man ellers ikke når i hverdagen.

– Vi skal ikke bede klinikkerne om at starte forfra med alt det gode arbejde, de allerede har lavet. Vi skal hjælpe dem med at få det ud af mapperne, væk fra opslagstavlerne og ind i en digital løsning, hvor det er lettere at finde og holde opdateret. Og det skal stadig føles som klinikkens egne procedurer. DokumentDorte skal først og fremmest frigive tid til alt det, der ellers er svært at nå i en travl hverdag, fortæller Henrik Kyhl, partner i ClinicDrive.

Sådan fungerer det i praksis

For nogle kan det lyde som en stor opgave at få samlet mange års dokumentation ét sted. Det behøver det ikke at være.

Sådan gør man:

Trin 1: Send det, I allerede har digitalt
Ligger procedurerne i Word-dokumenter, PDF’er eller på et fællesdrev? Så kan de lægges ind, som de er. I behøver ikke først at bruge timer på at rydde op, omskrive og strukturere materialet.
Trin 2: Tag et billede – eller scan resten
Ligger noget stadig i et ringbind, på opslagstavlen eller på skrivebordet? Tag et billede med mobilen eller scan det. Så kan også den fysiske dokumentation blive en del af den digitale samling – uden at nogen skal sidde og taste det hele ind igen.
Trin 3: DokumentDorte samler og strukturerer
DokumentDorte hjælper med at strukturere det materiale, klinikken har lagt ind, og holde det op mod de gældende NIR-standarder og krav. På den måde bliver det langt lettere at holde dokumentationen ajour, når krav og vejledninger ændrer sig.
Trin 4: Klinikkens egen dokumentation – digital og opdateret
Resultatet er ikke et standardbibliotek, der kunne tilhøre hvilken som helst klinik. Det er klinikkens egen viden og egne procedurer – samlet digitalt, lettere tilgængeligt og løbende opdateret. Fra papirer, mapper og opslagstavler direkte ind i ClinicDrive. Og forhåbentlig med én ting mindre på listen over alt det, der også lige skal nås.

“Vi vidste ikke, hvad vi havde – før det var væk”

Man mærker det ikke med det samme. Det er det, der er faldgruben. Da Dentist.dk Odder opsagde deres medlemskab hos ClinicDrive, skete der ikke noget dramatisk fra den ene dag til den anden. Ingen alarmer gik i gang. Ingen kunder klagede. Hverdagen på klinikken fortsatte, som den plejede – tilsyneladende. Lige indtil lavinen begyndte.

“Vi oplevede, at vores klinikassistenter gradvist kom ud af deres faste rutiner,” fortæller hun. “Det skete ikke på én gang. Det sneg sig ind.”

Det var ikke de synlige ting, der gled. Det var det, der lå under overfladen: de opgaver, der ikke råber højt i en travl hverdag, men som betyder alt, når Sundhedsstyrelsen banker på – opgaver relateret til NIR og de gældende vejledninger.

“Vigtige opgaver blev tilsidesat eller glemt,” siger Diwa. “Ikke fordi nogen var dovne eller ligeglade – men fordi der ikke længere var et system, der holdt styr på det for os.”

Det stille forfald

Det er her, historien holder op med at være en enkelt kliniks historie og bliver relevant for alle andre – uanset om man selv har prøvet det eller ej. For det, Diwa beskriver, er ikke en katastrofe med et klart startpunkt. Det er noget langt mere almindeligt, og derfor langt farligere: et gradvist skred, som ingen lægger mærke til, før det har stået på i noget tid.

Compliance og faste rutiner er nemlig usynlige, når de fungerer. Man tænker ikke over dem. Det er først, når de forsvinder, at man opdager, hvor meget arbejde der faktisk lå bag dem.

Beslutningen om at vende tilbage

På et tidspunkt vejede konsekvenserne tungere end besværet ved at skifte tilbage. Efter at have mærket dem på egen krop besluttede klinikken sig for at gentilmelde sig – denne gang med fuld adgang til ClinicDrive.

“Det er en beslutning, vi i dag er utrolig glade for,” siger Diwa.

Men vejen tilbage bragte også en overraskelse med sig, som Diwa ikke havde set komme.

Et system, der har udviklet sig markant

“For et par år siden fandt jeg personligt, at systemet kunne virke lidt tungt og tidskrævende med mange manuelle processer,” fortæller Diwa ærligt.

Men det billede holder ikke længere, viste det sig.

“I dag har det taget et stort teknologisk fremskridt. Med brug af AI og intuitive funktioner er det ikke blot blevet mere brugervenligt – det letter faktisk hverdagen betydeligt for hele teamet.”

Det, klinikken vendte tilbage til, var altså ikke det samme, den havde forladt.

Ro i maven for den virksomhedsansvarlige tandlæge

For Diwa handler ClinicDrive i dag om mere end et praktisk værktøj, der sparer tid i kalenderen. Som virksomhedsansvarlig tandlæge bærer hun et personligt ansvar for, at klinikken lever op til reglerne – og det er her, forskellen for hende bliver størst.

“Især for os virksomhedsansvarlige tandlæger er det en gave, der giver ro i maven,” siger hun. “I kan være sikre på, at både bureaukrati og regelsæt bliver overholdt – uden at det kræver ekstra tid.”

Det ærlige råd

Diwa lægger ikke skjul på, at overgangen kræver noget af klinikken i starten:

“Det kræver lidt dedikation i starten. En positiv og motiveret indsats fra jer til jeres ledende klinikassistent er nøglen. Men når først systemet er implementeret, bliver det hurtigt en værdifuld og effektiv del af klinikkens hverdag.”

Det er ikke et løfte om, at intet kræver en indsats. Det er et løfte om, at indsatsen betaler sig tilbage – hver eneste dag derefter.

Historien om Dentist.dk Odder er en påmindelse om, at de vigtigste ting ofte er dem, vi tager for givet – lige indtil de forsvinder. For nogle klinikker viser det sig som glemte NIR-opgaver. For andre som rutiner, der langsomt går i opløsning. Fælles for dem alle er, at prisen for at opdage det for sent kan blive langt højere end prisen for at beholde trygheden og overblikket.

Allerød Kommune samler tandplejen på én digital platform

Da Allerød Kommune skulle vælge en digital løsning til den kommunale tandpleje, var ambitionen ikke bare at finde endnu et system. Målet var at skabe en fælles platform, der kunne understøtte det faglige arbejde, forenkle dokumentationen og styrke koordineringen i hverdagen.

Valget faldt på ClinicDrive, som nu skal samle opgaver, instruktioner og arbejdsgange på tværs af organisationen. Det skal give et bedre fælles overblik, styrke samarbejdet i klinikkerne og gøre onboarding af nye medarbejdere mere smidig.

“Clinic Drive giver mulighed for et fælles overblik over opgaver og instruktioner på tværs af organisationen, hvilket bidrager til et mere sammenhængende samarbejde og understøtter en smidig onboarding af nye medarbejdere.”
– Anne Hagedorn Mønster, Overtandlæge

For Allerød Kommune har beslutningen også handlet om samarbejdet bag løsningen. Kommunen peger på værdien i en leverandør, der lytter, forstår behovene og er villig til at tilpasse platformen til den virkelighed, den skal fungere i.

Med valget af ClinicDrive er forventningen derfor ikke kun en mere enkel drift her og nu, men også et langsigtet samarbejde med løbende support og videreudvikling, så tandplejen fortsat kan leve professionelt op til de krav, der stilles.

Fire korte videoer: Få endnu mere ud af ClinicDrive i hverdagen

Mange tandklinikker bruger ClinicDrive hver dag – og det gør os oprigtigt glade.

Samtidig oplever vi også, at nogle af de stærkeste funktioner ikke altid bliver udnyttet fuldt ud i en travl klinikhverdag.

Derfor har vi lavet fire korte, konkrete videoer, der viser, hvordan du får mest muligt ud af de funktioner, der typisk skaber mest ro, struktur og tryghed i driften.

Ps. Vi ved godt, at videoerne ikke vinder en pris for filmisk finesse. Så bær over med os. Det vigtigste for os er at budskabet er klart, brugbart og nemt at omsætte i hverdagen.

Intro til videoer

Kort introduktion til videoerne.

SDS og automatisk kemisk APV

Gennemgang af, hvordan der oprettes automatiske kemiske APV’er.

Opret nemt procedurer

Visning af, hvordan procedurer opbygges og organiseres.

Opret nemt opgaver

Gennemgang af opgavemodulet, hvor opgaver kan oprettes, kategoriseres og følges op på via det indbyggede bibliotek.

Brug for sparring?

Hvis du bare er det mindste i tvivl om, hvordan du får det fulde udbytte af jeres ClinicDrive, så ræk endelig ud.

Vi hjælper gerne med:

sparring på jeres opsætning
gode råd til arbejdsgange
hjælp til at få funktionerne i spil i netop jeres klinik

Spørg Clinic Carl, når I mangler overblik i hverdagen

Hvor var det nu, jeg finder den funktion? Hvem skal godkende hvad? Og hvor ligger den nyeste version af dokumentationen?

I en travl tandklinik er det sjældent, at spørgsmålene kommer på et “smart” tidspunkt. Derfor har ClinicDrive gjort det nemt for dig at få hjælp, når behovet opstår – direkte i systemet.

Mød Clinic Carl: jeres chatbot og AI-assistent

Clinic Carl er ClinicDrives digitale hjælper. Han har ikke travlt, bliver ikke distraheret og er klar, når I står midt i driften og har brug for et hurtigt svar.

Han er ikke en kollega af kød og blod – men han fungerer som en pålidelig støtte i hverdagen, fordi han hjælper jer med at finde rundt i funktioner, arbejdsgange og detaljer i ClinicDrive.

Hvad kan Clinic Carl hjælpe med?

Når spørgsmålene opstår, handler det ofte om at komme videre hurtigt og korrekt. Clinic Carl kan blandt andet hjælpe jer med at:

finde den rigtige funktion – hurtigt
forstå arbejdsgange og næste skridt
sikre ensartet og korrekt dokumentation
sørge for, at intet falder mellem to stole

Det betyder mindre stop-start i hverdagen og mere ro omkring de opgaver, der skal være styr på for at sikre struktur, gennemsigtighed og compliance.

Vil du se, hvordan ClinicDrive kan hjælpe jer?

Hvis I er nysgerrige på, hvordan ClinicDrive og Clinic Carl kan understøtte jer, så book en demo systemet og få det vist i praksis.

Book en demo hos ClinicDrive

Kvalitet set med eksperts øjne

SVEND FRA ISODENT, EKSPERT

Hvor går det typisk galt for klinikker, når det gælder kvalitet og dokumentation?

Ofte er der uklarhed om, hvad der reelt skal dokumenteres – og manglende indsigt i hvad der faktisk sker i hverdagen. Rutiner bliver “noget, vi gør”, men ikke noget, der er klart beskrevet eller fulgt op.

Hvad har været din rolle i udviklingen af kvalitetssystemet?

Jeg har bidraget med indhold til best practice inden for hygiejne, røntgen, APV og MUS. Jeg har arbejdet med kvalitetsledelsessystemer i tandklinikker siden 2008 – både ISO-certificering og praktisk kvalitetssikring.

Hvad kendetegner klinikker med styr på kvalitet – kontra dem, der ‘har det i hovedet’?

Man kan ikke bare have det i hovedet. Der er for mange detaljer, og i en travl hverdag bliver ting glemt. Klinikker med styr på kvalitet har klare rutiner og dokumentation, der faktisk bruges.

Hvad vil du sige til klinikejeren, der tænker: “Kvalitetssystemer tager for meget tid”?

Implementeringstiden kommer mange gange igen. Når systemet er på plads, giver det ro, klar opgavefordeling og nem onboarding af nye medarbejdere. Man glemmer ikke noget – heller ikke dokumentationen

LÆS MERE OM CLINICDRIVE KVALITET

Læs CEO og udviklerens tanker om et kvalitetssystem i en tandlægeklinik.

Kvalitet: Fra krav til klinikhverdag

ROLAND, UDVIKLER

Hvad var din største øjenåbner i udviklingen af kvalitetssystemet?

Hvor tung og sårbar kvalitetsstyring var før digitale systemer.
Ringbind, manuelle logbøger og personbåren viden gjorde kvalitet reaktiv frem for en del af hverdagen.

Hvordan har processen med at udvikle kvalitetssystemet været?

Processen har været både grundig og inspirerende. ClinicDrive er udviklet over seks år, og den seneste opdatering af kvalitetssystemet er et resultat af tæt dialog med vores eksisterende kunder. Målet har hele tiden været at forbedre hverdagen på tværs af klinikker, og det synes jeg vi lykkes godt med.

Hvordan har I sikret, at systemet passer ind i en travl klinikhverdag?

Ved at fokusere konsekvent på enkelhed, stabilitet og tidsbesparelse.
Få klik, automatisering og rollebaseret visning – ingen lange tekster eller tunge workflows.

Hvad er du personligt mest stolt af?

At vi har automatiseret indsamlingen af klinikkens SDS’er fra Nordenta, der automatisk laver kemisk APV. Det er et konkret eksempel på, hvorfor ClinicDrive i dag tilbyder Danmarks stærkeste kvalitetssystem.

LÆS MERE OM CLINICDRIVE KVALITET

Læs CEO og ekspertens tanker om et kvalitetssystem i en tandlægeklinik.

Kvalitet: Hvorfor nu? Og hvorfor på denne måde?

PEYMON, CEO

Hvorfor besluttede ClinicDrive sig for at opdatere kvalitetssystemet?

Det korte svar er: Fordi markedet har spurgt efter det. Helt konkret var det efterspørgslen efter en mere samlet, digital og opdateret løsning, hvor dokumentation, opgaver og ansvar ikke ligger spredt.

Hvorfor er der behov for et kvalitetssystem i klinikkernes hverdag?

Alle klinikker er underlagt de samme regler. Forskellen er bare, hvor mange hænder der er til opgaverne. I større klinikker er der flere involverede – og i mindre klinikker færre. Men opgaverne er de samme. Uden struktur opstår der hurtigt en situation, hvor alle har ansvar – og dermed ingen har ansvar.

Hvordan adskiller kvalitetssystemet sig fra andre løsninger på markedet?

Det er ikke et generalist-system. Det er udviklet i tæt samarbejde med tandlæger gennem flere år og er en komplet løsning med procedurer, opgaver, afvigelser og APV – vi kalder det ofte en ISO-light. Bare mindre bureaukratisk.

Hvad er du personligt mest stolt af?

Jeg er mest stolt af, at man ikke starter fra bunden. Når man får systemet, er det allerede fyldt med tjeklister, struktur og indhold. Man kan tilpasse – men man starter ikke fra nul.

Hvis en klinikejer kun skal huske én ting – hvad skal det så være?
Ro i maven. Fordi alting er på plads, samlet og overskueligt.

LÆS MERE OM CLINICDRIVE KVALITET

Læs udvikleren og ekspertens tanker om et kvalitetssystem i en tandlægeklinik.

Hvad skal tiden gå med i 2026?

Måske har nytårsforsætterne allerede mødt virkeligheden, og de store ambitioner er blevet mere konkrete. Måske overvejer du, hvad tiden egentlig skal bruges på i det nye år.

Brug tiden på mere tid. Hos ClinicDrive arbejder vi for alle landets klinikker. Vi er optaget af at skabe mere tid til det, der virkelig betyder noget. Så du kan få mere tid til dine patienter, gøre hverdagen bedre for medarbejderne og optimere alt det manuelle og administrative arbejde.

Få din klinik opgraderet

Hos ClinicDrive har vi to løsningsmodeller til din klinik.

Den enkle model, hvor du kommer i gang med nogle af funktionerne i vores pakke af hjælpeværktøjer. Den kalder vi for BASIC.

Og den komplette pakke hedder FLEX. Her får du værktøjskassen til at løse en lang række opgaver, som gør hverdagen nemmere og giver bedre overblik over klinikkens ressourcer. Fra planlægning af klinikkens hverdag, løn- og HR-administration til dokumentation og kemisk APV. Der er faktisk over 65 smarte værktøjer i kassen, klar til at hjælpe dig sikkert og effektivt gennem 2026.

Læs mere om forskellen på de to pakker her.

Hvad er din plan for 2026?

Vi er klar til at hjælpe dig med at frigøre tid og timer på din klinik. Book et kort møde, og få øje på, hvordan vi sammen kan finde mere tid i hverdagen til patienter og alt det, der skaber værdi.