Alles wat jullie praktijk nodig heeft – samen op één platform
Personeel, werktijden, salarisgegevens en kwaliteitsbeheer op één plek. Geen losse ordners en systemen meer – wel meer rust om je op het vak te richten.
Minder administratie. Meer rust in de praktijk
Roosters in het ene systeem, vakanties in het andere en procedures in een ordner – en niemand weet precies waar alles staat. Dat kost tijd die eigenlijk naar de patiënten zou moeten gaan.
ClinicDrive brengt de administratie samen op één plek, zodat het hele team vanuit hetzelfde overzicht werkt. Jullie hoeven de dagelijkse werkwijze niet om te gooien – die wordt gewoon eenvoudiger.
Boek een demo
Bekijk hier alle functies
Medewerkers en stamgegevens
Contracten, aanvullingen en afspraken staan vaak verspreid over ordners, mappen en e-mails. Hier krijgt elke medewerker één compleet profiel met stamgegevens, afspraken en historie. De cao-regels zijn ingebouwd, zodat jullie niet alles handmatig hoeven te berekenen.
| Functie | Basic | Flex |
|---|---|---|
| Stamgegevens en compleet medewerkersoverzichtEén profiel per medewerker – gegevens eenvoudig op één plek terugvinden en bijwerken. | ||
| Contracten en afspraken – nu en in de toekomstOverzicht van alle afspraken, inclusief toekomstige wijzigingen, zodat jullie voorbereid zijn wanneer er documentatie nodig is. | ||
| Urenregistratie per medewerkerEenvoudige registratie van werktijden als betrouwbare basis voor de salarisverwerking en een helder overzicht. | ||
| Controle op contracturenVerschillen tussen geregistreerde uren en contracturen worden gemarkeerd, zodat jullie ze niet zelf hoeven op te sporen. | ||
| Toegang op basis van rollenElke medewerker ziet alleen wat voor hem of haar relevant is. | ||
| Ingebouwde cao-regelsDe cao-regels zijn ingebouwd, zodat jullie toeslagen en arbeidsvoorwaarden niet handmatig hoeven door te rekenen. | ||
| Externe medewerkersOok invalkrachten, adviseurs en samenwerkingspartners kunnen worden geregistreerd. | ||
| Verschillende dienstverbanden (bijv. op uurbasis)Ondersteuning voor verschillende dienstverbanden en beloningsmodellen, ook voor medewerkers op uurbasis. | ||
| Overzicht van ziekte, vakantie, verlof en tijd-voor-tijdEén totaaloverzicht dat de planning eenvoudiger en inzichtelijker maakt. | ||
| Berichten bij het inloggenBelangrijke berichten verschijnen wanneer de medewerker inlogt en zijn later eenvoudig terug te vinden. |
Urenregistratie en goedkeuringen
Onduidelijkheid over overuren en ontbrekende uren ontstaat vaak aan het einde van de maand. Met digitale goedkeuringen bevestigen leidinggevende en medewerker de uren doorlopend. Zo worden misverstanden opgelost voordat ze tot discussies leiden.
| Functie | Basic | Flex |
|---|---|---|
| Goedkeuring van urenSnelle, vastgelegde goedkeuring van geregistreerde uren – een betrouwbare basis voor de salarisverwerking. | ||
| Goedkeuring van aanvragenVakantie- en verlofaanvragen worden digitaal afgehandeld en zijn later eenvoudig terug te vinden. | ||
| Goedkeuring door beide partijenZowel de leidinggevende als de medewerker bevestigt de uren. Dat zorgt voor transparantie en minder fouten. | ||
| Archief van eerdere goedkeuringenEenvoudige toegang tot de historie bij onduidelijkheden of wanneer gegevens moeten worden gecontroleerd. Zowel de medewerker als de beheerder kan deze inzien. |
Planning en afwezigheid
Vakantieaanvragen, een ziekmelding op maandagochtend en dubbel geboekte behandelkamers kunnen een hele week ontregelen. Hier komen het rooster, de afwezigheden en de kamers samen in één overzicht, zodat de praktijk altijd met inzicht plant.
| Functie | Basic | Flex |
|---|---|---|
| Alle afwezigheid in één overzichtVakantie, ziekte, cursussen en andere afwezigheid overzichtelijk bij elkaar. | ||
| PersoneelsroosterStel een rooster op dat rekening houdt met regels, competenties en de benodigde bezetting. | ||
| Voorstellen voor de bezettingHet systeem stelt voor welke medewerker bij de taak past. | ||
| Planningsperiodes die bij jullie ritme passenKies zelf of jullie per week, maand of kwartaal plannen. | Add-ons | |
| Flexibele aanwezigheidsplanningRuimte voor verschillende werktijden en werkpatronen binnen het team. | ||
| Planning van behandelkamersVoorkom dubbele boekingen. Je kunt kamers een andere naam en een kleurcode geven. |
Kwaliteitsmanagement en procedures
Stoffige ordners en procedures die niemand weet te vinden, maken inspecties stressvol. Hier krijgen routines, procedures en afwijkingen een vaste plek en een verantwoordelijke. Zo zijn jullie beter voorbereid wanneer de Deense autoriteit voor patiëntveiligheid langskomt.
| Functie | Basic | Flex |
|---|---|---|
| ProceduresMaak, deel en beheer de procedures van de praktijk digitaal – altijd in de nieuwste versie. | ||
| Routinetaken met bibliotheekDagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse taken, zodat niets tussen wal en schip valt. | ||
| Taken die tussendoor ontstaanWijs taken toe die buiten de vaste routines vallen en volg de voortgang. | ||
| Verantwoordelijkheid die wordt overgedragen bij afwezigheidIs de verantwoordelijke afwezig, dan gaat de taak naar de volgende persoon – met maximaal drie personen in de opvolging. | ||
| Eén verantwoordelijke per procedure en taakEen duidelijke taakverdeling maakt inzichtelijk wie de taak uitvoert en documenteert. | ||
| Afwijkingen en verbetervoorstellenLeg fouten en ideeën direct vast in het systeem, zodat jullie ervan kunnen leren. | ||
| Centrale documentbibliotheekAlle documenten van de praktijk op één plek – met versiebeheer en eenvoudig terug te vinden. | ||
| Inspiratie en voorbeeldenVoorbeelden van documenten en taken, zoals risico-inventarisaties en werkinstructies, die jullie als uitgangspunt kunnen gebruiken. | ||
| Weergave voor inspectiesToon bij een inspectiebezoek alleen de documenten die relevant zijn voor de toezichthouders. | ||
| Hulp bij de voorbereiding op inspectiesWe helpen jullie controleren of alles op orde is – en staan ook op de dag zelf klaar. | ||
| Herinneringen voor openstaande takenTaken die nog niet zijn uitgevoerd, worden opgevolgd zodat ze niet worden vergeten. |
Gegevens voor de salarisverwerking
Avonden besteden aan het optellen van toeslagen, vakantie en afwezigheid vóór de salarisverwerking is niet nodig. De salarisgegevens worden doorlopend gecontroleerd en klaargezet voor jullie salarisadministratie. Zo verloopt de maandafsluiting sneller en betrouwbaarder.
| Functie | Basic | Flex |
|---|---|---|
| Snelle maandafsluitingDe salarisgegevens worden tussentijds gecontroleerd, zodat de afsluiting snel verloopt en goed gedocumenteerd is. | ||
| SaldiEen actueel overzicht van vakantie, overuren en tijd-voor-tijd. | ||
| SalarisspecificatiesMedewerkers kunnen hun loonstroken zelf digitaal inzien. | ||
| Klaarzetten voor jullie salarissysteemDe salarisgegevens worden afgestemd op jullie salarissysteem, zodat jullie niets dubbel hoeven in te voeren. | ||
| Salarisarchief voor de praktijkHet management kan eerdere salarisverwerkingen voor de hele praktijk inzien. | ||
| Salarisarchief voor de medewerkerMedewerkers kunnen zelf hun saldi en eerdere salarisspecificaties bekijken. | ||
| Afsluiting van het vakantiejaarUren worden bij de afsluiting van het vakantiejaar overgedragen – minder invoerfouten en meer transparantie. | ||
| Exporteren als bestand (CSV)Download salarisgegevens en stuur ze door naar andere systemen. | ||
| Directe koppeling (API)Salarisgegevens kunnen rechtstreeks met andere systemen worden uitgewisseld. | Add-ons |
Statistieken en overzicht
Zonder cijfers is het lastig te zien waar de tijd naartoe gaat en of de arbeidstijdenregels worden nageleefd. Hier krijgen jullie inzicht in werktijden, afwezigheid en aanwezigheid – zonder zelf spreadsheets te hoeven maken.
| Functie | Basic | Flex |
|---|---|---|
| Geregistreerde uren voor de praktijkEen totaaloverzicht op praktijkniveau – een goede basis voor planning en budgettering. | ||
| Geregistreerde uren per medewerkerInzicht in de werktijden en werkpatronen van elke medewerker. | ||
| AfwezigheidsstatistiekenInzicht in ziekte en vakantie, zodat jullie gericht actie kunnen ondernemen waar dat zinvol is. | ||
| AanwezigheidsstatistiekenEen overzicht van de aanwezigheid voor de hele praktijk en per medewerker. | ||
| Uren buiten reguliere werktijdenHoud verschoven werktijden bij volgens de cao. | ||
| Gemiddelde werktijd (48-uursregel)Inzicht en documentatie om aan te tonen dat de werktijdenregels worden nageleefd. |
Contacten
Telefoonnummers van leveranciers en samenwerkingspartners staan vaak alleen in de telefoon van één medewerker. Hier bundelen jullie alle praktijkcontacten op één plek, zodat iedereen ze kan vinden.
| Functie | Basic | Flex |
|---|---|---|
| ContactenregisterAlle contactpersonen en contactgegevens op één plek. | ||
| Overzicht van relatiesBekijk de verbanden tussen medewerkers, leveranciers en samenwerkingspartners. |
Zorgeloos starten en ondersteuning
Een nieuw systeem helpt pas echt als het hele team ermee werkt. Daarom begeleiden we jullie bij de start. En lopen jullie in de dagelijkse praktijk ergens tegenaan? Dan staat onze Deenstalige support klaar via +45 7370 2340.
| Functie | Basic | Flex |
|---|---|---|
| Hulp bij de startWe helpen met de inrichting en het trainen van medewerkers, zodat jullie met vertrouwen aan de slag kunnen. | ||
| Handleidingen en video'sHandleidingen en trainingsmateriaal waarmee iedereen het systeem in eigen tempo kan leren kennen. | ||
| Deenstalige supportHulp via telefoon en e-mail – voor vragen over het systeem én om te sparren over de bedrijfsvoering van jullie praktijk. | ||
| Hulp in het systeemAntwoorden op veelgestelde vragen, rechtstreeks in het systeem en precies wanneer jullie ze nodig hebben. |
Gegevensbeveiliging en AVG
Wie heeft toegang tot welke gegevens – en wat gebeurt er met die gegevens wanneer een medewerker uit dienst gaat? Persoonlijke accounts, toegang na goedkeuring door de beheerder en een vaste procedure voor gegevens van oud-medewerkers ondersteunen jullie bij het naleven van de AVG.
| Functie | Basic | Flex |
|---|---|---|
| Persoonlijk account met optionele tweefactorauthenticatieElke medewerker heeft een eigen account – en jullie kunnen kiezen voor extra beveiliging met tweefactorauthenticatie. | ||
| Toegang na goedkeuring door de beheerderDe beheerder keurt nieuwe gebruikers goed, zodat jullie bepalen wie toegang krijgt. | ||
| Toegang intrekken bij uitdiensttredingWanneer een medewerker uit dienst gaat, kan de toegang direct worden ingetrokken. | ||
| Anonimisering van oud-medewerkers na 5 jaarGegevens worden na 5 jaar geanonimiseerd. Bij geschillen kan deze termijn worden verlengd tot 10 jaar. |
Overal toegang
Niet iedereen zit overdag achter een computer. ClinicDrive werkt in de browser op computer, tablet en mobiel, zodat medewerkers overal registraties kunnen invoeren en hun planning kunnen bekijken.
| Functie | Basic | Flex |
|---|---|---|
| Werkt in de browserGeen installatie nodig – gegevens worden veilig online opgeslagen en jullie werken altijd met de nieuwste versie. | ||
| Inloggen op de praktijktabletOok op drukke werkdagen loggen medewerkers snel in op de tablet van de praktijk. | ||
| Beheer vanaf de computerDe beheerder regelt alles vanaf de computer, ongeacht de locatie. | ||
| Op de mobielRegistreer werktijd en afwezigheid of bekijk de planning direct op je mobiel. |
Meerdere praktijken (Add-ons)
Hebben jullie meerdere praktijken? Dan kan het lastig zijn om overal dezelfde standaard te waarborgen. Met deze add-on krijgen jullie één centraal overzicht van alle praktijken.
| Functie | Basic | Flex |
|---|---|---|
| Centraal beheer van meerdere praktijkenBeheer en volg meerdere praktijken vanuit één plek. | Add-ons | |
| Gezamenlijke maandafsluitingSluit de salarisgegevens en personeelsadministratie voor alle praktijken in één keer af. | Add-ons | |
| Praktijkoverstijgende communicatieWissel berichten en mededelingen uit tussen praktijken en management. | Add-ons | |
| Rollen en toegang voor alle praktijkenVerschillende toegangsrechten voor management, praktijkmanagers en medewerkers. | Add-ons | |
| Deel wat goed werktDeel succesvolle documenten en werkwijzen met de andere praktijken. | Add-ons |
Willen jullie zien hoe ClinicDrive werkt in jullie praktijk?
Plan een vrijblijvende online demo. We laten zien wat voor jullie dagelijkse werk het grootste verschil maakt.
Plan een gratis demo