Die Anforderungen an die Dokumentation in Zahnarztpraxen steigen. NIR-Standards werden aktualisiert, Behörden stellen neue Anforderungen, und in den Praxen wächst die Zahl der Verfahren, Aufgaben und Dokumente, die aktuell gehalten werden müssen. Und das in einem Alltag, in dem die Zeit in erster Linie den Patienten und dem Praxisbetrieb zugutekommen soll. ClinicDrive will es jetzt leichter machen, die Dokumentation aus den Ordnern in den digitalen Alltag zu bringen.
Die Dokumentation zieht oft den Kürzeren, wenn Patienten im Behandlungsstuhl sitzen und all die anderen Aufgaben des Tages erledigt werden müssen. Dieser Herausforderung begegnet ClinicDrive in den Praxen immer wieder. Nicht, weil der Wille fehlt, die Dokumentation im Griff zu haben, sondern weil schlicht die Zeit fehlt.
Gleichzeitig ist ein großer Teil des Praxiswissens noch immer verstreut. In Ringordnern. An Pinnwänden. In Word-Dateien. Auf gemeinsamen Laufwerken. Auf Schreibtischen. Und manchmal in mehreren unterschiedlichen Versionen.
Daraus entstand Dokument Dorte. Eine digitale Assistentin, die der Praxis hilft, vorhandene Dokumentation zusammenzuführen, zu digitalisieren und leichter zugänglich zu machen – und sie entsprechend den geltenden Anforderungen und Standards aktuell zu halten.
Von Ringordnern und vollen Schreibtischen zum digitalen Alltag
Dokument Dorte fängt nicht bei null an. Sie baut auf dem Wissen, den Verfahren und der Dokumentation auf, die die Praxis über Jahre hinweg entwickelt hat.
Der Unterschied: Alles wird in ClinicDrive digital zusammengeführt, strukturiert und für die Mitarbeitenden leicht auffindbar und nutzbar gemacht.
Gleichzeitig hilft Dokument Dorte dabei, die Unterlagen entsprechend den geltenden Vorschriften und Anforderungen aktuell zu halten. Die eigene Sprache und Ausdrucksweise der Praxis bleiben dabei erhalten, sodass die Mitarbeitenden ihre Praxis und ihre vertrauten Arbeitsabläufe in den Dokumenten weiterhin wiedererkennen.
Das Ergebnis: weniger Zeit für das Suchen, Zusammenstellen und Pflegen der Dokumentation – und mehr Zeit für all das, was im Alltag sonst zu kurz kommt.
“Wir wollen Praxen nicht auffordern, mit all der guten Arbeit, die sie bereits geleistet haben, noch einmal von vorne anzufangen. Wir wollen ihnen helfen, diese Arbeit aus den Ordnern und von den Pinnwänden in eine digitale Lösung zu übertragen, in der sie leichter zu finden und aktuell zu halten ist. Dabei sollen die Abläufe weiterhin die eigenen Abläufe der Praxis bleiben. Dokument Dorte soll vor allem Zeit für all das schaffen, was in einem vollen Praxisalltag sonst schwer zu bewältigen ist, erklärt Henrik Kyhl, Partner bei ClinicDrive.”
So funktioniert es in der Praxis
Die Dokumentation vieler Jahre an einem Ort zusammenzuführen, klingt für manche nach einer großen Aufgabe. Das muss es aber nicht sein.
So gehen Sie vor:
- Schritt 1: Senden Sie, was bereits digital vorliegt
Liegen Ihre Verfahrensanweisungen als Word-Dokumente, PDFs oder auf einem gemeinsamen Laufwerk vor? Dann können Sie sie so übernehmen, wie sie sind. Sie müssen nicht erst Stunden damit verbringen, das Material aufzuräumen, umzuschreiben und zu strukturieren.
- Schritt 2: Fotografieren oder scannen Sie den Rest
Liegt noch etwas im Ringordner, an der Pinnwand oder auf dem Schreibtisch? Machen Sie ein Foto mit dem Smartphone oder scannen Sie es ein. So wird auch die Dokumentation auf Papier Teil der digitalen Sammlung – ohne dass jemand alles noch einmal abtippen muss.
- Schritt 3: Dokument Dorte führt alles zusammen und strukturiert es
Dokument Dorte hilft dabei, die von der Praxis eingestellten Unterlagen zu strukturieren und mit den geltenden NIR-Standards und Anforderungen abzugleichen. So lässt sich die Dokumentation deutlich leichter aktuell halten, wenn sich Anforderungen und Richtlinien ändern.
- Schritt 4: Ihre eigene Praxisdokumentation – digital und aktuell
Das Ergebnis ist keine Standardbibliothek, die zu jeder beliebigen Praxis gehören könnte. Es sind das Wissen und die Verfahrensanweisungen Ihrer eigenen Praxis – digital gebündelt, leichter zugänglich und laufend aktualisiert. Von Papieren, Ordnern und Pinnwänden direkt in ClinicDrive. Und hoffentlich mit einem Punkt weniger auf der Liste all der Dinge, die auch noch erledigt werden müssen.
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