Kravene til dokumentasjon i tannhelsebransjen øker. NIR-standarder blir oppdatert, myndighetene stiller nye krav, og på klinikkene vokser mengden prosedyrer, oppgaver og dokumenter som må holdes oppdatert. Alt dette i en hverdag der tiden først og fremst skal brukes på pasienter og drift. Nå vil ClinicDrive gjøre det enklere å få dokumentasjonen ut av permene og inn i en digital hverdag.
Dokumentasjonen må ofte vike for pasientene i stolen og alle de andre oppgavene som skal løses i løpet av dagen. Det er en utfordring ClinicDrive møter gang på gang ute på klinikkene. Ikke fordi det mangler vilje til å ha orden på dokumentasjonen, men fordi det rett og slett mangler tid.
Samtidig ligger mye av klinikkenes kunnskap fortsatt spredt. I ringpermer. På oppslagstavler. I Word-filer. På fellesområder. På skrivebord. Og noen ganger i flere ulike versjoner.
Det ble starten på Dokument Dorte. En digital assistent som hjelper klinikken med å samle dokumentasjonen den allerede har, gjøre den digital og lettere tilgjengelig – og holde den oppdatert i tråd med gjeldende krav og standarder.
Fra ringpermer og fulle skrivebord til en digital hverdag
Dokument Dorte starter ikke fra bunnen av. Hun tar utgangspunkt i kunnskapen, prosedyrene og dokumentasjonen klinikken allerede har bygget opp gjennom årene.
Forskjellen er at alt samles digitalt i ClinicDrive, struktureres og blir enkelt for medarbeiderne å finne og bruke.
Samtidig hjelper Dokument Dorte med å holde materialet oppdatert i tråd med gjeldende regler og krav. Klinikkens eget språk og måte å formulere seg på bevares, slik at medarbeiderne fortsatt kjenner igjen sin egen klinikk og sine egne arbeidsrutiner i dokumentene.
Resultatet er mindre tid brukt på å lete etter, samle og vedlikeholde dokumentasjon – og mer tid til alt det man ellers ikke rekker i hverdagen.
“Vi skal ikke be klinikkene om å begynne på nytt med alt det gode arbeidet de allerede har gjort. Vi skal hjelpe dem med å få det ut av permene, bort fra oppslagstavlene og inn i en digital løsning der det er lettere å finne og holde oppdatert. Og det skal fortsatt føles som klinikkens egne prosedyrer. Dokument Dorte skal først og fremst frigjøre tid til alt det som ellers er vanskelig å rekke i en travel hverdag, forteller Henrik Kyhl, partner i ClinicDrive.”
Slik fungerer det i praksis
For noen kan det høres ut som en stor oppgave å samle mange års dokumentasjon på ett sted. Det trenger det ikke å være.
Slik gjør dere det:
- Trinn 1: Send det dere allerede har digitalt
Ligger prosedyrene i Word-dokumenter, PDF-er eller på en fellesdisk? Da kan de legges inn som de er. Dere trenger ikke først å bruke timer på å rydde opp, skrive om og strukturere materialet.
- Trinn 2: Ta et bilde – eller skann resten
Ligger noe fortsatt i en ringperm, på oppslagstavlen eller på skrivebordet? Ta et bilde med mobilen eller skann det. Da kan også den fysiske dokumentasjonen bli en del av den digitale samlingen – uten at noen må sitte og skrive inn alt på nytt.
- Trinn 3: Dokument Dorte samler og strukturerer
Dokument Dorte hjelper med å strukturere materialet klinikken har lagt inn, og sammenholde det med gjeldende NIR-standarder og krav. Slik blir det langt enklere å holde dokumentasjonen oppdatert når krav og veiledninger endrer seg.
- Trinn 4: Klinikkens egen dokumentasjon – digital og oppdatert
Resultatet er ikke et standardbibliotek som kunne tilhørt hvilken som helst klinikk. Det er klinikkens egen kunnskap og egne prosedyrer – samlet digitalt, lettere tilgjengelig og løpende oppdatert. Fra papirer, permer og oppslagstavler rett inn i ClinicDrive. Og forhåpentligvis med én ting mindre på listen over alt som også må rekkes.
Tilbake til alle nyheter