De documentatie-eisen in de tandheelkunde nemen toe. NIR-normen worden bijgewerkt, overheidsinstanties stellen nieuwe eisen en in de praktijken groeit het aantal procedures, taken en documenten dat actueel moet blijven. En dat terwijl de tijd in de eerste plaats nodig is voor patiënten en de dagelijkse praktijkvoering. ClinicDrive wil het nu eenvoudiger maken om de documentatie uit de ordners te halen en onderdeel te maken van een digitale werkomgeving.
Documentatie moet het vaak afleggen tegen patiënten in de behandelstoel en alle andere taken die gedurende de dag moeten worden uitgevoerd. Het is een uitdaging die ClinicDrive telkens weer tegenkomt in praktijken. Niet omdat de wil ontbreekt om de documentatie op orde te hebben, maar omdat er simpelweg te weinig tijd is.
Tegelijkertijd ligt veel kennis binnen praktijken nog altijd verspreid. In ordners. Op prikborden. In Word-bestanden. Op gedeelde schijven. Op bureaus. En soms in meerdere versies.
Dat was het begin van Dokument Dorte. Een digitale assistent die de praktijk helpt om bestaande documentatie samen te brengen, te digitaliseren en beter toegankelijk te maken – en actueel te houden volgens de geldende eisen en normen.
Van ordners en volle bureaus naar digitaal werken
Dokument Dorte begint niet vanaf nul. Ze bouwt voort op de kennis, procedures en documentatie die de praktijk door de jaren heen al heeft opgebouwd.
Het verschil is dat alles digitaal wordt samengebracht in ClinicDrive, overzichtelijk wordt gestructureerd en voor medewerkers eenvoudig te vinden en te gebruiken is.
Tegelijkertijd helpt Dokument Dorte het materiaal actueel te houden volgens de geldende regels en eisen. De eigen taal en formuleringen van de praktijk blijven behouden, zodat medewerkers hun eigen praktijk en werkwijzen blijven herkennen in de documenten.
Het resultaat: minder tijd kwijt aan het zoeken, verzamelen en bijhouden van documentatie – en meer tijd voor alles waar je op een werkdag anders niet aan toekomt.
“We moeten praktijken niet vragen om al het goede werk dat ze al hebben gedaan opnieuw te doen. We moeten ze helpen om die informatie uit de mappen en van de prikborden te halen en onder te brengen in een digitale oplossing, waar alles makkelijker te vinden en actueel te houden is. En het moeten nog steeds de eigen procedures van de praktijk blijven. Dokument Dorte moet vooral tijd vrijmaken voor alles waar je op een drukke werkdag moeilijk aan toekomt, vertelt Henrik Kyhl, partner bij ClinicDrive.”
Zo werkt het in de praktijk
Jaren aan documentatie op één plek verzamelen klinkt misschien als een flinke klus. Dat hoeft het niet te zijn.
Zo pak je het aan:
- Stap 1: Stuur wat jullie al digitaal hebben
Staan de procedures in Word-documenten, pdf’s of op een gedeelde schijf? Dan kunnen jullie ze direct toevoegen zoals ze zijn. Jullie hoeven niet eerst uren te besteden aan het opschonen, herschrijven en structureren van het materiaal.
- Stap 2: Maak een foto – of scan de rest
Zit er nog iets in een ordner, hangt het op het prikbord of ligt het op een bureau? Maak een foto met je telefoon of scan het. Zo wordt ook de papieren documentatie onderdeel van de digitale verzameling – zonder dat iemand alles opnieuw hoeft in te typen.
- Stap 3: Dokument Dorte bundelt en structureert
Dokument Dorte helpt om het materiaal dat de praktijk heeft toegevoegd te structureren en te toetsen aan de geldende NIR-normen en eisen. Zo wordt het veel makkelijker om de documentatie actueel te houden wanneer eisen en richtlijnen veranderen.
- Stap 4: De eigen documentatie van de praktijk – digitaal en actueel
Het resultaat is geen standaardbibliotheek die bij elke willekeurige praktijk zou kunnen horen. Het is de eigen kennis van de praktijk, met de eigen procedures – digitaal gebundeld, makkelijker toegankelijk en voortdurend bijgewerkt. Van papieren, mappen en prikborden rechtstreeks naar ClinicDrive. En hopelijk met één ding minder op de lijst van alles wat ook nog even moet gebeuren.
Terug naar alle nieuwsberichten