Bei Tandlægerne Fyrvej arbeiten über 40 Mitarbeitende. Trotzdem hing der Dienstplan als Excel-Tabelle am schwarzen Brett im Personalraum, und jeder einzelne Dienst musste manuell mit den Arbeitszeiten der Mitarbeitenden abgeglichen werden. Das Qualitätsmanagementsystem war veraltet und deckte ausschließlich den Qualitätsbereich ab. Zeiterfassung, Freizeitausgleich und Urlaub wurden in einem anderen System erfasst. Und die Arbeitsplatzbeurteilungen (APV), Risikobewertungen und Sicherheitsdatenblätter lagen in einem dritten. Viele verschiedene Anmeldungen – nur, um den ganz normalen Praxisalltag im Griff zu behalten.
So entstand der Entschluss, nach einer neuen Lösung zu suchen.
“Jetzt haben wir alles an einem Ort: HR, Personal, Dienstplanung, Qualität und Arbeitsschutz/APV. So müssen wir uns nicht mehr an vier, fünf oder sechs verschiedenen Stellen anmelden.”– Rikke Falkenby Skytte, direktør hos Tandlægerne Fyrvej
Gründliche Vorarbeit statt Bauchgefühl
Das neue System sollte nicht aufgrund einiger Demos und eines Bauchgefühls ausgewählt werden. Fyrvej kontaktierte mehrere Anbieter, ließ sich die jeweiligen Lösungen vorstellen – und erstellte anschließend eine eigene Vergleichstabelle. Für jedes System hielt das Team fest, was es konnte, was nicht, wie intuitiv es war und welche Funktionen fehlten. Jedes Kriterium wurde mit Grün, Gelb oder Rot bewertet.
“Es war uns wichtig, gründlich vorzugehen, damit wir sicher sein konnten, das System zu bekommen, das am besten zu uns und unserer Praxis passt”, sagt Rikke.
Warum ClinicDrive im Vergleich überzeugte
Bei über 40 Mitarbeitenden kann ein Dienstplan schnell unübersichtlich werden. Hier bemerkte Rikke einen deutlichen Unterschied:
“ClinicDrive ist enorm intuitiv und lässt sich auf vielfältige Weise flexibel anpassen – ganz so, wie man es nutzen möchte”, sagt Rikke und ergänzt:
“ClinicDrive schafft Übersicht – die Darstellung ist angenehm ruhig, sodass man leicht erkennt, was heute ansteht.”
Wo Rikke den größten Unterschied erwartet
Den Qualitätsbereich hat Fyrvej bereits im Griff – damit ist das Team schon lange vertraut. Den großen Mehrwert sieht Rikke an anderer Stelle: bei der Dienstplanung, der zentralen Vertragsverwaltung, dem Arbeitsschutz und der Gefährdungsbeurteilung für chemische Arbeitsstoffe.
“Wenn wir chemische Produkte kaufen, werden die Sicherheitsdatenblätter direkt eingespielt, und das System erstellt die Risikobeurteilungen automatisch. Wenn unser Koordinator den Dienstplan erstellt und jemanden außerhalb seiner Arbeitszeit einplant oder versehentlich zwei Mitarbeitende derselben Aufgabe zuweist, erscheint automatisch ein Hinweis auf den Konflikt. So lässt sich der Fehler sofort korrigieren”, sagt Rikke.
Unterm Strich bedeutet das: weniger Zeit für die Verwaltung des Systems – mehr Zeit für die Praxis und die Patienten. Und vor allem ein besseres Gefühl.
Bei Fyrvej ist die Einführung noch nicht abgeschlossen – doch Rikke blickt dem, was kommt, bereits gelassen entgegen. Entscheidend ist, dass sich das Praxisteam gut eingearbeitet fühlt und bei Fragen auf eine Supportvereinbarung verlassen kann.
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