Hos Tandlægerne Fyrvej er de over 40 medarbeidere. Likevel hang vaktplanen som et Excel-ark på oppslagstavlen i personalrommet, og hver eneste vakt måtte sjekkes manuelt opp mot medarbeidernes arbeidstider. Kvalitetssystemet var utdatert og dekket bare kvalitetsarbeidet. Timeregistrering, avspasering og ferie ble registrert i et annet system. Og arbeidsplassvurderinger (APV), risikovurderinger og sikkerhetsdatablader lå i et tredje. Mange steder å logge inn bare for å holde oversikt over en vanlig klinikkhverdag.
Det var bakgrunnen for beslutningen om å finne en ny løsning.
“Nå har vi ett sted som samler både HR, personale, vaktplanlegging, kvalitet og arbeidsmiljø/APV. Da slipper vi å logge inn fire-fem-seks forskjellige steder.”– Rikke Falkenby Skytte, direktør hos Tandlægerne Fyrvej
De gjorde et grundig forarbeid
Det nye systemet skulle ikke velges ut fra et par demoer og en magefølelse. Fyrvej kontaktet flere ulike leverandører, fikk en introduksjon til hvert system – og laget deretter sitt eget sammenligningsskjema. For hvert system noterte de hva det kunne, hva det ikke kunne, hvor intuitivt det var, og hva som manglet. Hvert kriterium fikk en grønn, gul eller rød vurdering.
“Det var viktig for oss å gjøre et grundig arbeid, så vi var sikre på at vi fikk systemet som passet best for oss og klinikken vår,” sier Rikke.
Derfor kom ClinicDrive best ut i sammenligningen
Med over 40 medarbeidere kan en vaktplan raskt bli uoversiktlig. Det var et av områdene der Rikke opplevde en tydelig forskjell:
“Det er utrolig intuitivt, og ClinicDrive er fleksibelt på mange måter, slik at det kan tilpasses måten man ønsker å bruke det på,” sier Rikke og fortsetter:
“ClinicDrive gir god oversikt – det er behagelig å se på, så det er enkelt å se hva man skal gjøre i dag.”
Her forventer Rikke den største forskjellen
Fyrvej har allerede kontroll på kvalitetsarbeidet – det er de vant til å jobbe med fra før. Den store gevinsten, som Rikke trekker frem, ligger andre steder: vaktplan, samlede kontrakter, arbeidsmiljø og kjemisk risikovurdering.
“Vi får sikkerhetsdatabladene direkte inn når vi kjøper kjemiske produkter, og systemet genererer risikovurderingene selv. Når koordinatoren vår lager vaktplanen og setter opp en medarbeider utenfor vedkommendes arbeidstid, eller ved et uhell setter to medarbeidere på samme oppgave, kommer det automatisk et varsel om en konflikt, slik at feilen kan rettes med én gang”, sier Rikke.
Summen av det hele: mindre tid brukt på å holde orden i systemet – mer tid til klinikken og pasientene. Og ikke minst mer ro i magen.
Fyrvej er ikke helt i mål med implementeringen ennå – men Rikke er allerede trygg på det som venter. Det handler om at klinikken har fått en god innføring, og at de har en supportavtale å støtte seg på hvis det dukker opp spørsmål underveis.
Tilbake til alle nyheter