Bij Tandlægerne Fyrvej werken meer dan 40 medewerkers. Toch hing het dienstrooster als Excel-overzicht op het prikbord in de personeelsruimte en moest elke dienst handmatig worden gecontroleerd aan de hand van de werktijden van de medewerkers. Het kwaliteitssysteem was verouderd en bood alleen ondersteuning voor kwaliteitsbeheer. Urenregistratie, tijd-voor-tijd en verlof werden in een ander systeem bijgehouden. En de werkplekevaluaties (APV), risicobeoordelingen en veiligheidsinformatiebladen stonden in weer een derde systeem. Op heel wat plekken inloggen dus, alleen al om de dagelijkse praktijk draaiende te houden.
Dat was de aanleiding om op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing.
“We hebben nu één plek voor HR, personeel, roosterplanning, kwaliteit en arbeidsomstandigheden/APV. Zo hoeven we niet meer op vier, vijf of zes verschillende plekken in te loggen.”– Rikke Falkenby Skytte, direktør hos Tandlægerne Fyrvej
Ze deden grondig vooronderzoek
Het nieuwe systeem mocht niet worden gekozen op basis van een paar demo's en een onderbuikgevoel. Fyrvej nam contact op met verschillende leveranciers, kreeg van elk een introductie en maakte vervolgens een eigen vergelijkingstabel. Voor elk systeem noteerden ze wat het wel en niet kon, hoe intuïtief het was en wat er ontbrak. Elk criterium kreeg een groene, gele of rode beoordeling.
“We vonden het belangrijk om grondig onderzoek te doen, zodat we zeker wisten dat we het systeem kozen dat het beste bij ons en onze praktijk paste,” zegt Rikke.
Waarom ClinicDrive als beste uit de vergelijking kwam
Met meer dan 40 medewerkers kan een dienstrooster al snel onoverzichtelijk worden. Dat was een van de punten waarop Rikke een duidelijk verschil merkte:
“Het is enorm intuïtief en ClinicDrive is op allerlei manieren flexibel, zodat je het kunt afstemmen op de manier waarop je het wilt gebruiken,” zegt Rikke. Ze vervolgt:
“ClinicDrive geeft je overzicht – de rustige vormgeving maakt het makkelijk om te zien wat je vandaag moet doen.”
Waar Rikke het grootste verschil verwacht
Fyrvej heeft het kwaliteitsbeheer al goed op orde – daar is de praktijk al langer mee vertrouwd. De grote winst zit volgens Rikke op andere vlakken: personeelsroosters, contracten op één plek, arbeidsomstandigheden en de risico-inventarisatie voor chemische stoffen.
“We ontvangen de veiligheidsinformatiebladen rechtstreeks wanneer we chemische producten kopen, en het systeem stelt zelf de risicobeoordelingen op. Als onze coördinator het rooster maakt en een medewerker buiten diens werktijden inplant, of per ongeluk twee medewerkers op dezelfde taak zet, verschijnt er automatisch een melding van het conflict. Zo kan de fout meteen worden hersteld”, zegt Rikke.
Het resultaat: minder tijd kwijt aan het beheren van het systeem en meer tijd voor de praktijk en de patiënten. En vooral: meer gemoedsrust.
De implementatie bij Fyrvej is nog niet volledig afgerond, maar Rikke ziet het vervolg nu al met vertrouwen tegemoet. De praktijk is goed op weg geholpen en kan terugvallen op een supportovereenkomst als er onderweg vragen ontstaan.
Terug naar alle nieuwsberichten